1 Objet, adoption, évolution du règlement intérieur

1.1 Objet

Le règlement intérieur fixe les modalités de fonctionnement du groupement de coopération sociale et médico-sociale GCSMS « COEF 15 santé » (tant au niveau de l’organisation administrative que financière).

Il précise les rôles des membres, du bureau et de la cellule de coordination et formalise les règles communes.

Le règlement intérieur s’appuie sur le Code de l’Action Sociale et des Familles (CASF) et sur le Code de la Santé Publique (CSP).

Dès son approbation, le règlement intérieur constitue un élément complémentaire et indissociable de la Convention Constitutive du GCSMS.

1.2 Adoption

Le règlement intérieur est arrêté par l’administrateur et approuvé par l’Assemblée Générale.

1.3 Révision

Le règlement intérieur peut être modifié sur proposition de l’administrateur ou à la demande du ¼ des membres. Conformément à l’article 2, les modifications sont présentées pour adoption par voie d’avenant.

1.4 Diffusion

Le règlement intérieur est remis à chaque membre. Il lui est opposable.

2 Composition et qualité des Membres

Le Groupement est composé des parties adhérentes à la Convention Constitutive du GCSMS et désignées ci-après « les membres ».

2.1 Membres du groupement

Les membres du Groupement sont des structures juridiques sanitaires, sociales et médico-sociales qui s’engagent à mutualiser leurs énergies afin de promouvoir l’emploi et la formation dans leurs secteurs d’activité.

2.2 Adhésion, retrait, exclusion

L’adhésion est subordonnée à la signature la convention constitutive du GCSMS « COEF 15 – santé ».

De nouveaux membres peuvent être admis après décision à l’unanimité de l’Assemblée Générale dans les conditions prévues aux articles 9 et 12 de la Convention Constitutive du GCSMS « COEF 15 – santé ».

La feuille d’adhésion accompagnant la demande d’admission comportera au moins :

  • la désignation juridique du gestionnaire ;
  • le nom des services adhérents ;
  • le nom des personnes mandatées pour représenter le membre ;
  • le montant de son budget (compte administratif) correspondant à l’activité des services bénéficiaires de l’adhésion et part imputable aux salaires chargés

Tout membre peut se retirer du GCSMS dans les conditions de l’Article 10 de la Convention Constitutive du GCSMS.

L’exclusion d’un membre peut être prononcée par l’Assemblée Générale en application de l’Article 11 de la Convention Constitutive du GCSMS.

2.3 Obligations des membres

Les obligations des membres sont :

  • Le respect des objectifs et des principes définis dans le projet élaboré en commun
  • La transmission des informations inscrites dans la convention et dans le présent règlement
  • Le règlement de ses parts en capital
  • Le financement de la quote-part liée au fonctionnement et des moyens communs
  • Le signalement immédiat des problèmes rencontrés
  • La non concurrence et l’exclusivité

3 Organisation et administration

3.1 Principes de fonctionnement

Le groupement est une personne morale de droit public dotée d’une autonomie administrative et financière. Le fonctionnement s’appuie sur une organisation encadrée depuis la prise d’orientations stratégiques jusqu’à leur mise en œuvre.

Ces missions d’administration sont confiées au regard de leurs compétences et de leur composition :

  • à des instances délibératives : l’Assemblée Générale
  • à des organes exécutifs : l’administrateur assisté par les membres du bureau
  • à des organes opérationnels : la cellule de coordination

Le GCSMS agit comme un facilitateur d’embauches sur des postes actuellement sensibles ou en tension.

Au-delà, il pourra aider à répondre aux obligations des établissements pour gérer le parcours professionnels des salariés, en prenant en compte des formations et des échanges professionnels entre les établissements adhérents.

En échange, chaque établissement adhérent s’engage à fournir toutes les informations nécessaires à leur bonne mise en œuvre de la mission du GCSMS dans la plus totale transparence et fiabilité.

3.2 Action locale et collective entre membres

Conformément à l’esprit du groupement, chaque membre exerce pleinement ses responsabilités.

En complément, les membres du groupement peuvent engager des actions en commun pour mettre en œuvre l’objet du groupement pour adapter l’offre aux besoins des membres.

3.3 L’Assemblée Générale

L’Assemblée Générale est composée de l’ensemble des membres du Groupement. Chaque membre est représenté par son directeur et le président de son organe délibérant ou les personnes désignées pour ce faire.

La représentation prend fin en même temps que la fonction ou le mandat au titre duquel la personne siège.

La liste des personnes désignées est transmise lors de l’adhésion et en cas de modification. Les représentants sont destinataires des informations.

3.4 L’administrateur

Le Groupement est géré par un administrateur, personne physique, élu en son sein par l’Assemblée Générale parmi les représentants des personnes morales membres du GCSMS. Ses attributions sont fixées par la Convention Constitutive. Il est élu pour une période de trois ans, renouvelable. Sa fonction est caduque s’il perd sa qualité de représentant d’un membre et il est alors procédé à une nouvelle élection.

Au-delà de la représentation légale qui lui est dévolue de par les statuts du GCSMS, l’administrateur est avant tout le représentant politique auprès de tous les partenaires qui collaborent aux secteurs sanitaire et social, aux organismes de développement et de formation. Pour cela, il s’appuiera sur une gestion partagée par les membres du bureau, qu’il sollicitera autant de fois qu’il jugera nécessaire. Il pourra en outre faire appel à des personnes consultantes externes en cas de besoin, en veillant toutefois à respecter l’objet même et la défense des intérêts du GCSMS.

Chaque année, il élaborera un rapport d’activités, comprenant une partie type rapport moral et une partie type rapport financier.

3.5 Le Bureau

Un bureau, composé de trois à six membres volontaires de l’Assemblée Générale, assiste l’administrateur dans l’exercice de ses responsabilités, y compris dans ses relations avec la cellule de coordination. Chaque membre du bureau pourra se voir confier une mission particulière, dont il rendra compte à l’administrateur et aux membres du bureau ainsi qu’en l’Assemblée Générale.

Le bureau se réunit autant de fois que nécessaire à la demande de l’administrateur ou de trois membres du bureau. La réunion a lieu au plus tôt dans les huit jours qui suivent la convocation adressée par l’administrateur.

3.6 La cellule de coordination

3.6.1 La cellule de coordination

Pour mettre en œuvre les orientations du GSCMS, une cellule de coordination est constituée. Elle est entre autre composée d’un animateur recruté pour ce faire : le coordonnateur.

3.6.2 Les missions de la cellule de coordination

Animée par le coordonnateur, la cellule est placée sous la responsabilité de l’administrateur. Elle travaille en lien avec le bureau et d’éventuelles commissions d’appui qui pourraient se mettre en place.

Le fonctionnement de la cellule est précisé dans les procédures jointes au règlement intérieur qui régissent la méthode utilisée par le coordonnateur pour procéder à l’évaluation, à la priorisation et à la satisfaction du besoin en personnels qualifiés des établissements des membres. Ces procédures sont établies en fonction de la catégorie des emplois et par sous territoires.

Des procédures liées aux actions de formations pourront également être élaborées par la cellule de coordination, elles seront jointes au règlement intérieur.

Elle aura en charge :

  • La définition des procédures encadrant son intervention.
  • L’évaluation des besoins
  • La classification et la priorisation des besoins
  • La mise en œuvre d’actions de recrutement et de formation nécessaires à la satisfaction du besoin.

3.6.3 Les règles qui encadrent les actions de la cellule concernant l’emploi

a ) Mode de répartition des candidats à l’embauche
L’aspect principal actuel étant la recherche de personnel spécialisé, le présent règlement intérieur met l’accent particulièrement sur le mode de répartition des postes qui pourraient donner lieu à conclusion.

Dans tous les cas, l’aspect principal retenu est l’arrivée d’un nouveau salarié dans le Cantal, qui répond, au moins, à un besoin détecté.

La répartition est faite en fonction des demandes pour favoriser un maximum de réponses aux besoins. En cas divergence entre les membres, cette répartition est faite selon la proposition du coordonnateur. En cas de désaccord entre les membres, l’administrateur assisté par le bureau arbitrera.

b) Choix du contrat de travail des salariés :
L’objectif du GCSMS est de favoriser l’embauche du futur salarié, sans intervenir dans la gestion de l’établissement. Plusieurs cas de figure peuvent ensuite être évoqués :

Poste intéressant 1 à 3 établissements :

Le GCSMS intervient pour la recherche et la présentation du candidat aux établissements recensés sur la zone définie (locale, départementale…).

Un établissement dit principal pourra être chargé de l’embauche, avec mise à disposition voie contractuelle.

Poste intéressant plusieurs établissements :

La trop grande segmentation ne permettra pas une bonne gestion d’accueil du futur salarié.

Le GCSMS pourra être employeur et établira le contrat de travail et la fiche de paie et demandera la participation à chaque établissement selon le pourcentage d’utilisation. Pour rappel aux statuts, le GCSMS employeur applique les règles de la fonction publique hospitalière et ne peut embaucher que sous forme contractuelle.

L’établissement s’engage à régler par virement au 1er de chaque mois l’équivalent salarial.

Dans tous les cas, les établissements adhérents au GCSMS s’engagent à respecter :

  • le profil de poste énoncé au préalable à la recherche.
  • le bon fonctionnement mutualisé, le cas échéant.

Toute modification substantielle d’un poste partagé sans avertissement préalable et qui remettrait en cause la disponibilité du salarié pour les autres établissements, engagerait la responsabilité directe de l’établissement employeur. Cette clause ne peut être valable au-delà d’une année pour tenir compte de l’évolution interne de chaque établissement.

Reprise par un seul établissement :

La structure juridique qui bénéficie d’embauche partagée dans le cadre d’un de ses établissements avec le GCSMS s’engage à ne pas chercher à l’embaucher dans un autre établissement ou à faire à son profit une embauche directe sauf accord préalable des autres établissements bénéficiaires de l’embauche partagée.

Ce point s’applique pour une durée déterminée de 2 ans. À titre dérogatoire, la structure juridique, ou l’établissement y afférent, qui souhaiterait le faire, peut en demander l’autorisation avec un délai de 3 mois francs.

Ce délai est nécessaire pour que les autres établissements concernés par cette décision puissent au moins prendre la décision de relancer une nouvelle démarche d’embauche.

Mise à disposition et responsabilité

Pour le salarié :

Chaque salarié mis à disposition par convention « établissements et GCSMS » se voit dans l’obligation d’appliquer et respecter les règles de fonctionnement, dont celles édictées au règlement intérieur, de l’établissement auquel il est affecté.

Pour le GCSMS :

Le GCSMS est responsable des conditions d’exécution du travail telles que définies au contrat de travail.

Outre la responsabilité dans le bon déroulement de la mise à disposition du salarié, l’établissement bénéficiaire sera également responsable en totalité des conséquences financières liées à tout litige qui en découlerait. Le GCSMS refacturerait à l’établissement, à l’euro près, tout frais qui pourrait émaner d’un litige auquel il pourrait être partie.

c) Évolution des conventions et contrats partagés

Les établissements concernés par l’affectation d’un salarié partagé par convention ou avec le GCSMS pourront se réunir régulièrement et au moins une fois par an pour procéder aux ajustements éventuels. En cas de modification, le salarié pourra être invité à participer à la réunion, pour, si besoin, trouver un accord préalable à toute modification de son affectation. L’objectif est de pouvoir conserver les compétences sur la zone concernée, et au plus dans le Cantal. Le coordonnateur organise et participe à ces réunions.

Plus généralement, les établissements adhérents au GCSMS s’engagent à signaler au coordonnateur du GCSMS tout projet de départ de salariés dits à poste sensible (liste définie par le GCSMS) pour permettre de favoriser son embauche dans un autre établissement du secteur du Cantal.

3.6.4 Les règles qui encadrent les actions de la cellule concernant la formation

L’emploi étant au jour de l’élaboration du présent règlement la priorité, les règles qui encadrent les actions de la cellule de coordination concernant la formation ne sont pas encore définies.

Elles seront définies par la cellule de coordination et intégrées par modification au présent règlement intérieur.

3.6.5 Le coordonnateur

Le coordonnateur est la cheville fonctionnelle du GCSMS. Il agit sous l’autorité de l’administrateur, à qui il doit rendre les comptes sur son fonctionnement.

Une fiche de poste, élaborée en commun par le bureau et révisable, fait office d’annexe à son contrat de travail. Son profil de poste doit lui permettre d’assumer les fonctions dédiées au GCSMS et précisées à l’article 6 de la convention constitutive.

Les projets dont il sera à l’initiative seront impérativement soumis à l’approbation de l’administrateur et éventuellement de l’Assemblée générale avant d’être mis en œuvre.

a) Recueil des besoins

Le coordonnateur aura pour mission de détecter les besoins entrant dans le champ de fonctionnement du GCSMS et d’agir en relation directe d’une part avec les établissements et d’autre part avec tout organisme extérieur facilitateur (ARS, Conseil Général, organismes de formation, Pôle Emploi, DIRECCTE, agences de développement, comité économique, … à titre départemental et régional).

En terme d’actions, le coordonnateur pourra proposer des regroupements par zone d’attractivité, bassin d’emploi, groupements locaux déjà existants,… en fonction des types de besoins et en promouvant au mieux les données locales qu’il aura pu recueillir.

b) Facilitation des recherches et coordination

En concertation avec les demandeurs et les divers intervenants, le coordonnateur pourra ainsi élaborer un cahier des charges, un profil de poste, un dossier de candidature,…, procéder à toutes démarches utiles et recueillir les informations reçues en conclusion des actions menées : candidatures, appel à projet…

Le préalable de l’entente du profil de poste, des modalités salariales, de l’ancienneté etc. s’imposera ensuite à tous les établissements demandeurs pour le profil recherché.

Les démarches, parfois longues, donneront lieu à un programme d’actions par priorités, et révisé au moins deux fois par an.

4 Charges et produits

Le budget est présenté selon le cadre réglementaire. Il est voté par l’Assemblée Générale.

4.1 Les charges

Les charges se composent :

  • des frais liés à l’exploitation courante,
  • des frais de personnel de la cellule,
  • des charges de structure, des provisions et des charges exceptionnelles.

4.2 Les recettes

Les recettes sont constituées :

– du montant des cotisations versées au titre de la contribution aux charges de fonctionnement et de subventions éventuelles. Par esprit de solidarité, de mutualisation et pour favoriser la participation du plus grand nombre d’établissements du Cantal, les charges sont réparties entre chaque membre au prorata de la masse salariale de ces derniers, une cotisation plancher et une cotisation plafond sont définies par l’AG lors du vote du budget.

– du remboursement des frais générés au groupement par le membre à l’euro/l’euro pour service demandé : recrutement direct ou indirect et notamment en cas de mise à disposition par le groupement, remboursement du salaire chargé.

4.2.1 Le calcul de la masse salariale de référence

La masse salariale de référence s’apprécie, pour chaque membre en pourcentage de la masse salariale cumulée de l’ensemble des établissements ou services du membre exploités sur le Cantal. Le montant de la masse salariale de référence est par référence au dernier compte administratif ou dernier compte d’emploi.

4.2.2 Le calcul de la contribution

La contribution se calcule au prorata de la masse salariale de chaque membre en application d’un pourcentage de la masse salariale cumulée de l’ensemble des membres de façon à ce que la somme des contributions équilibre le budget prévisionnel défalqué des subventions prévues lors de l’élaboration du budget. Chaque année, l’Assemblée Générale arrête le taux applicable et le forfait à chaque structure. À la fin de l’exercice, cette cotisation est recalculée afin d’assurer un résultat nul.

5 Litiges et droits de recours

En cas de différend entre des membres ou de membres avec le GCSMS, hors litige financier clairement défini au présent règlement intérieur qui ne pourra en aucun cas être à la charge du GCSMS, il se peut qu’il faille envisager un recours auprès du Tribunal.

Afin d’éviter ce recours long et cher, tout adhérent bénéficiaire directement ou par l’intermédiaire de sa structure juridique et le GCSMS décident d’un commun accord de s’en référer auprès d’une autorité supérieure participante à la création du GCSMS.

Le Conseil Général du Cantal, par l’intermédiaire de son Président ou la personne qu’il aura désignée, sera sollicité par les deux parties.

Chacune d’entre elles sera auditionnée par ce Représentant, puis une réunion de conciliation pourra être organisée.

À l’issue de cette démarche, le Représentant, assisté d’un ou deux experts de son choix qu’il aura pu nommer dès le début de sa sollicitation, tranchera en faveur de l’une ou l’autre des parties.

6 Adoption et prise d’effet du RI.

Le présent règlement intérieur et ses modifications éventuelles seront approuvés par l’Assemblée Générale selon les conditions statutaires.

Cependant, et à titre préliminaire, le règlement intérieur et ses modifications éventuelles devront être envoyés par lettre recommandée avec accusé de réception au Conseil Général du Cantal et à l’ARS, Délégation Territoriale du Cantal, qui auront un mois pour faire part de leurs remarques.

Dès qu’il sera voté, le Règlement intérieur et ses éventuelles modifications seront en vigueur au lendemain du vote.

7 Glossaire.

CASF Code de l’action sociale et des familles

GCSMS Groupement de Coopération Sociale et Médico-Sociale

CSP Code de la santé publique